Fonctionnalités
Tiiva est une solution SaaS complète conçue pour simplifier l'administration de votre organisation, qu'il s'agisse d'une association, d'un club sportif ou de tout autre type de structure. Centralisez la gestion de vos membres, de vos bénévoles, de vos inscriptions, de vos événements et de vos communications.
Contacts
Gestion des membres et des contacts
Tiiva simplifie la gestion de votre annuaire de contacts, offrant une vue complète et organisée de tous vos membres et parties prenantes.
- Annuaire détaillé et intuitif
- Trouvez instantanément les informations grâce à la recherche instantanée, au tri et aux filtres avancés (par groupe, rôle, statut, date, présence). Affichez les informations essentielles (nom, email, téléphone, groupe, statut) en un coup d'œil.
- Import et export
- Importez vos contacts depuis des fichiers CSV, Clubdesk, BDNS ou Google Contacts avec un mappage des colonnes simplifié. L'export est tout aussi flexible (CSV, Clubdesk, Google Contacts), avec la possibilité de sélectionner les champs et d'appliquer des filtres.
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Gestion des groupes
- Créez, éditez et supprimez des groupes à l'infini. Attribuez des contacts à un ou plusieurs groupes, gérez les responsables et observateurs, et définissez des droits spécifiques par groupe.
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Relations entre contacts et filiation automatique
- Établissez des liens parent/enfant ou représentant/représenté. Tiiva détecte et propose automatiquement les liens parent/enfant (selon l'âge et le nom), que vous pouvez valider facilement.
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Préférences individuelles
- Chaque contact peut gérer ses préférences de langue, de format de nom, de genre et d'abonnement aux notifications.
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Demandes de modification sécurisées
- Les modifications sensibles sur les profils de contact sont soumises à la validation d'un responsable, avec un historique détaillé des demandes et validations pour une traçabilité optimale.
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Actions en masse efficaces
- Réalisez des opérations groupées sur vos contacts (suppression, export, ajout/retrait de groupes, modification de statut, envoi de messages). Modifiez plusieurs champs à la fois (groupe, statut, responsable, etc.) avec l'édition en masse.
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Historique des activités
- Suivez toutes les actions récentes sur vos contacts (création, modification, suppression, connexion) grâce à un historique détaillé.
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Envoi de messages centralisé
- Envoyez des emails ou des SMS à un ou plusieurs groupes ou contacts depuis une interface dédiée, en utilisant des modèles personnalisables et un suivi des envois et erreurs.
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Détection et fusion des doublons
- Tiiva détecte automatiquement les doublons (nom, email, date de naissance) et vous guide pour les fusionner, assurant ainsi la propreté de vos données.
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Exports PDF
- Générez des listes PDF par groupe. Avec ou sans les coordonnées des représentants légaux.
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Exports PDF
- Générez des listes PDF par groupe. Avec ou sans les coordonnées des représentants légaux.
Connexion
Gestion des comptes et authentification
Connexion sans mot de passe
Vos contacts peuvent se connecter sans mot de passe et sans identifiants. Un simple email suffit.
Possibilité de se connecter à chaque interaction
Chaque fois qu'un contact reçoit un message automatique ou mannuel, un lien présent dans l'email lui permet de se connecter à son compte un un seul clic.
Gestion des comptes multiples
Un contact peut gérer plusieurs comptes (parent/enfant, sur plusieurs organisations) s'il renseigne le même email. Il peut choisir le compte sur lequel il veut se rendre après connexion.
Application mobile déjà prête
Chaque contact peut accéder rapidement à son compte avec l'application mobile Web standalone
Événements
Gestion des événements
Organisez et gérez tous vos événements avec une efficacité inégalée grâce aux outils complets de Tiiva.
- Création d'événements
- Créez vos événements avec un formulaire détaillé (nom, description, dates, délai d'inscription, lieu, catégorie, visibilité, type d'inscription). Gérez les informations à transmettre, dupliquez-les rapidement, et ajoutez des documents, horaires et listes de contrôle.
- Paramètres d'inscription avancés
- Définissez des quotas globaux et par type d'inscription. Restreignez les inscriptions par rôle, groupe, catégorie d'âge (U10, U12, etc.) ou statut de contact. Définissez des délais d'inscription.
- Types d'inscription
- Proposez des inscriptions variées (bénévole avec choix du poste ou mise en réserve, sportif avec choix de discipline, inscription libre RSPV, inscription externe via lien public).
- Visibilité et calendrier
- Contrôlez la visibilité de l'événement dans le calendrier public et la page de l'organisation.
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Listes d'inscrits détaillées
- Accédez à des listes d'inscrits privées ou publiques aux événements. Exportez ces listes en CSV ou PDF. Même pour Seltec TAF !
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Gestion des présences
- Enregistrez les présences manuellement chaque jour ou pour chaque événement. Chacun peut le faire pour lui-même. Exportez les données.
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Drapeaux et notes
- Utilisez des statuts personnalisés ("traité", "à valider") pour faciliter le filtrage. Ajoutez des notes libres sur chaque inscription ou présence, avec un historique complet.
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Répartition des bénévoles
- Optimisez l'affectation des bénévoles dans vos différents postes en fonction des besoins, des disponibilités et des préférences de chacun.
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Verrouillage des inscriptions
- Contrôlez le verrouillage des inscriptions manuellement ou pour que personne ne puisse les modifer.
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Notifications et rappels automatisés
- Programmez l'envoi d'invitations, rappels, confirmations et relances automatiques. Envoyez des résumés d'événements pour tenir vos participants informés.
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Partage facilité
- Générez des liens et textes de partage pour diffuser vos événements facilement.
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Messages événementiels
- Envoyez des rappels, convocations ou remerciements spécifiques à tous les inscrits ou à des groupes depuis une page dédiée.
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Calendrier interactif
- Visualisez vos événements par mois ou par semaines. Abonnez-vous aux différents calendriers créés avec iCal ou Google Calendar.
Sécurité
Sécurité et conformité
La sécurité de vos données est une priorité absolue chez Tiiva, avec une conformité rigoureuse aux réglementations.
- Multi-organisations
- Vous pouvez avoir un seul compte et plusieurs organisations.
- Gestion granulaire des droits
- Définissez des permissions fines (administrateur, gestionnaire contacts, gestionnaire événements, statistiques, etc.) et attribuez des rôles spécifiques par groupe de contacts.
- Conformité RGPD/LPD
- Tiiva est hébergé en Finlande et en Suisse, assurant un accès restreint aux données et une conformité totale avec les réglementations RGPD et LPD. Des mentions légales et une politique de confidentialité sont accessibles.
- Audit et historique complet
- Suivez chaque modification sur vos ressources, consultez le journal des connexions, des actions sensibles et des exportations pour une traçabilité complète.
Interface utilisateur
Une interface fluide et accessible pour tous
Interface responsive
Profitez d'une adaptation automatique à tous les écrans (mobile, tablette, desktop), avec des menus contextuels adaptés à votre appareil.
Thème sombre/clair
Choisissez entre un thème sombre ou clair, avec la possibilité d'une sélection automatique basée sur les préférences de votre système.
Accessibilité
Tiiva est conçu pour être accessible à tous, avec une navigation clavier complète, des contrastes adaptés, des textes alternatifs pour les images et des icônes explicites avec des labels accessibles.
API REST publique
Vous pouvez accéder à vos données de manière sécurisée avec l'API de Tiiva. (à venir)
